گسترش ابعاد سازمان ها و ادارات بلحاظ حوزه کاری و موقعیت مکانی از یک طرف و تغییر در هویت اطلاعات و روش های مدیریت آن از طرف دیگر، روش های سنتی و مرسوم در روند چرخه کاری و ارتباطات بین سازمانی را فاقد کارایی لازم نموده و نیاز به ساز و کار جدید به خوبی حس می شود.
در این راستا چندی است سیستم های مکانیزه فراوانی جهت اتوماسیون امور اداری سازمان ها عرضه گردیده اند ولی در این میان تنها تعداد اندکی با رویکرد نوین مبتنی بر وب تهیه شده اند و سیستم اتوماسیون اداری محصول گروه نرم افزاری دانا از این دسته است.
قابليتهاي نرم افزار
• تعريف کليه ضرايب و اطلاعات پايه شامل:
• نوع نامه، ارجحيت نامه و طبقهآبندي نامه
• روش ارسال نامه
• موضوع نامه
• شرح رونوشت و ارجاع
• وضعيت نامه
• پايه انديکاتور سال و فرمت مربوطه
• کليه دبيرخانه هاي محلي و مسئولين مربوطه
• کليه بايگاني هاي محلي و مسئولين مربوطه
• کليه اشخاص حقيقي و حقوقي خارج از چارت سازماني
•ارتباط با سيستم تشکيلات جهت دريافت اطلاعات چارت جاري سازمان
• ثبت آدرس و مشخصات الکترونيکي و پستي کاربران
• ثبت نامه هاي وارده و صادره و انجام عمليات مختلف اداري شامل:
• ارجاع و رونوشت نامه
• بخشنامه
• پیگیری گردش ارجاعات نامه
• زنجیره نامه و پیگیری
• بایگانی نامه ها
• ثبت تصویر نامه وارده و ارتباط با هر نوع اسکنر استاندارد قابل تعریف در سیستم عامل
• تایپ پیش نویس نامه صادره و صدور آن پس از تایید مسئول مربوطه
• قابلیت ارسال و دریافت فکس از طریق نرم افزار
• دسته بندی کارتابل و تغییر سطوح دسترسی به کارتابل شخصی یا دیگران
• جستجوی پویای هر آیتم اطلاعاتی سیستم با استفاده از موتور جستجوی ویژه
• ارسال و دریافت پیغام متنی ،صوتی و تصویری میان کاربران
• گپ محلی کاربران با استفاده از نرم افزار
• دریافت گزارشات جامع و متنوع از سیستم با استفاده از گزارش ساز پویا
• کنترل کاربران جهت دسترسی هر کاربر به اطلاعات و عملیات مورد نظر
• قابلیت انتخاب کارتابل در صورت وجود بیش از یک کارتابل برای یک شخص
• امکان مشاهده موارد کارتابل شامل نامه، ارجاع، رونوشت، بخشنامه، و پیام بر حسب تاریخ و زمان دریافت
• امکان سازماندهی پوشه ای موارد داخل کارتابل رسیده و صادره
• قابلیت پیگیری موارد صادره شامل مشاهده یا عدم مشاهده ،نوع اقدام انجام شده و اتمام یا عدم اتمام مهلت پاسخ
• امکان بایگانی هر یک از موارد داخل کارتابل
• امکان ارتباط از طریق تلفن عدم حساسیت به پراکسی بین سرویس دهنده و کارتابل
• امکان مشاهده و پاراف کردن بر روی تصویر نامه به کمک قلم نوری
• امکان مدیریت نامه ها بر اساس دسته بندی های شخصی و تفکیک آنها بر اساس اولویت و وضعیت های مختلف
• امکان گروه بندی اختصاصی شخصیت های طرف نامه نگاری و انجام عملیات ارسال نامه، ارجاع
• ارسال رونوشت ، بخشنامه و پیام بصورت گروهی
| 
